Niet elke architectenopdracht wordt volledig uitgevoerd en niet elk project wordt door een en dezelfde architect van begin tot einde begeleid. Welke stappen moeten worden ondernomen in deze gevallen? Daar gaan we wat dieper op in.

Een architect die een contract afsluit met zijn opdrachtgever aanvaardt meestal een volledige opdracht, die zowel het ontwerp als de controle op de werken omvat. De samenwerking tussen beide partijen begint dan ook meestal met het uitwisselen van ideeën en het bespreken van de wensen van de opdrachtgever in het ontwerp, en eindigt bij de oplevering van de werken. In dit geval kan er weinig twijfel bestaan over de vraag welke architect de verantwoordelijkheid draagt voor het project. Het project en het bouwaanvraagdossier staan op zijn naam, alsook de werfverslagen en het PV van oplevering.
Soms gebeurt het evenwel dat aan de samenwerking een einde wordt gesteld door een van de partijen vooraleer de opdracht volledig beëindigd is. Dit kan om diverse redenen. De breuk kan ontstaan zowel in de ontwerp- als in de uitvoeringsfase. Vermits het bouwen onder architectuur een wettelijke verplichting is in hoofde van degene die bouwt, zal de opdrachtgever genoodzaakt zijn om een beroep te doen op een andere architect om de werken verder te kunnen zetten. Zo zal de architect, wiens naam op het bouwaanvraagdossier vermeld staat, niet zomaar meer beschouwd kunnen worden als de architect die verantwoordelijk is voor het hele project en kunnen er eventueel betwistingen ontstaan over de vraag welke architect nu voor welk deel aansprakelijk is. Afhankelijk ook van de fase waarin de stopzetting of overname gebeurt, zullen de verantwoordelijkheden anders verdeeld worden.
Voor een architect is het dan ook belangrijk om te weten wat hij moet doen wanneer een opdracht vroegtijdig beëindigd wordt of wanneer hij een lopende architectenopdracht overneemt.

Stopzetting van een architectenopdracht

Wanneer een architectenopdracht wordt stopgezet in de fase voorafgaand aan het indienen van het bouwaanvraagdossier, dan zal het project in principe niet meer ingediend worden op naam van de eerste architect. Dit betekent echter niet dat diens verantwoordelijkheid niet meer ter sprake kan komen. Hij heeft immers een aantal diensten verleend aan de opdrachtgever die zijn aansprakelijkheid in het gedrang kunnen brengen als er fouten werden gemaakt. Afhankelijk van de graad van afwerking van het ontwerp zal zijn verantwoordelijkheid verder in vraag gesteld kunnen worden, ook al wordt het project uiteindelijk niet onder zijn naam ingediend. De bouwheer heeft betaald voor het gedeeltelijke ontwerp en heeft het recht hierop verder te laten werken door de opvolgende architect. Het is aan te raden dat de architect, wiens opdracht in de ontwerpfase beëindigd wordt er de bouwheer uitdrukkelijk op wijst geen enkele verantwoordelijkheid te aanvaarden voor niet definitief opgemaakte plannen.
Meestal echter wordt de opdracht stopgezet na het indienen van het bouwaanvraagdossier of terwijl de werken uitgevoerd worden. Het bouwaanvraagdossier staat op naam van de eerste architect, die normaliter ook als controlerend architect vermeld is op de vergunning. Officieel is dit dus de architect met de volledige opdracht en wordt hij geacht het project tot het einde te hebben opgevolgd, tenzij het tegendeel bewezen kan worden. De opdracht dient dus in eerste instantie tussen partijen officieel beëindigd te worden, hetzij door een addendum te laten ondertekenen bij het architectencontract tot beëindiging van de opdracht, hetzij door een aangetekend schrijven waarin de beëindiging van de architectenopdracht wordt bevestigd. Het is tevens van het allergrootste belang dat de architectenopdracht ook officieel wordt beëindigd ten overstaan van derden, nietcontracterende partijen. Dit kan enkel door de Orde van Architecten en de gemeente officieel op de hoogte te brengen van het einde van de opdracht.
Opdat de verantwoordelijkheden duidelijk afgelijnd kunnen worden, is het eveneens noodzakelijk om in het addendum of het aangetekend schrijven een duidelijke stand van werken op te nemen zodat naderhand geen discussie kan ontstaan hoever de verantwoordelijkheid van de eerste architect reikt en vanaf welke werken de verantwoordelijkheid van de opvolgende architect begint te lopen. Bij wijze van synthese kunnen we dus stellen dat de beëindiging van het contract steeds schriftelijk vastgelegd moet worden. Bovendien dient altijd duidelijk vermeld te worden in welke fase van uitvoering van de opdracht de beëindiging plaats vindt, met desgevallend een tegensprekelijke stand van werken én met de vermelding dat er geen verantwoordelijkheid wordt aanvaard voor die delen van de opdracht die nog niet uitgevoerd zijn. Tevens dient de opdrachtgever er schriftelijk op gewezen te worden dat hij als bouwheer verplicht is om een andere architect aan te stellen voor de verdere opvolging. Als de beëindiging gebeurd is na het indienen van het bouwaanvraagdossier, dan moeten ook de gemeente en de Orde van Architecten schriftelijk op de hoogte gebracht worden van het einde van de opdracht.

Overname van een architectenopdracht

Voor de architect aan wie gevraagd wordt om een architectenopdracht over te nemen, is het ook belangrijk om te weten vanaf wanneer zijn verantwoordelijkheid begint te lopen en, in het verlengde daarvan, te vermijden dat de verantwoordelijkheid van de voorganger mee overgenomen wordt. Het is dan ook noodzakelijk om in de architectenopdracht duidelijk te voorzien in welke fase van de opdracht en eventueel in welke stand van de werken de opvolging gebeurt. Tevens moet duidelijk vermeld worden dat er geen verantwoordelijkheid aanvaard wordt voor al hetgeen tot de opdracht van de eerste architect behoorde.
Wordt de opdracht in de ontwerpfase overgenomen, dan zal de opdrachtgever mogelijk verwachten dat verder gewerkt wordt op de voorontwerpen (of mogelijk reeds definitieve plannen) van de eerste architect en ontstaat het risico dat de architect die het bouwaanvraagdossier indient verantwoordelijk zal geacht worden voor eventuele ontwerpfouten. Het is dan ook van het allergrootste belang contractueel duidelijk met de bouwheer overeen te komen dat hij u niet verantwoordelijk kan stellen voor fouten begaan in de ontwerpen van de eerste architect. Dit zal uiteraard slechts gelden voorzover de begane fouten niet eenvoudig gedetecteerd konden worden vooraleer een definitief bouwdossier in te dienen. In deze fase is het uiteraard ook belangrijk om rekening te houden met de bescherming van de intellectuele rechten van de ontwerper. Het is immers niet toegelaten om een ontwerp van iemand anders onder eigen naam uit te brengen. Bij een overname van de architectenopdracht in de uitvoeringsfase is het uiteraard gemakkelijker om de verantwoordelijken te onderscheiden, zeker wanneer de overname gebeurt na het indienen van het bouwaanvraagdossier en vóór de start van de uitvoering van de werken. In dit geval kan een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen de verantwoordelijke voor het ontwerp en deze voor de controle op de uitvoering.
Gebeurt de overname in de loop van de uitvoering, dan is een tegensprekelijke stand van werken allernoodzakelijkst om de verantwoordelijkheden te kunnen aflijnen. Als overnemend architect is het ook belangrijk dat een grondig nazicht van de reeds uitgevoerde werken gebeurt om na te gaan of de regels van de kunst nageleefd werden, teneinde niet verder te laten werken op zichtbare gebreken of uitvoeringen met miskenning van de regels van de kunst. Als opvolgend architect is het essentieel dat u eist dat de herstelwerken uitgevoerd worden vooraleer u de werken verder laat uitvoeren. Doet u dit niet, dan kan u eventueel verantwoordelijk gesteld worden voor het verzwaren van de herstelkosten.

Om alles even samen te vatten: Bij een voortijdige beëindiging van een opdracht, dient dit steeds schriftelijk te worden vastgesteld, idealiter met de opmaak van een tegensprekelijke stand van werken die aangeeft in welke staat de werf zich bevond net voor de beëindiging. Ook dient de architect de bouwheer te wijzen op zijn plicht een andere architect aan te stellen en moeten zowel de Orde van Architecten als de vergunningverlenende instantie worden verwittigd.
Wordt de opdracht overgenomen, dan is het belangrijk dat de intellectuele rechten van de vorige architect gerespecteerd worden, er eveneens een tegensprekelijke stand van de werken wordt opgemaakt en noodzakelijke herstellingen worden uitgevoerd voordat de werken worden verdergezet. De architect dient ook in zijn contract te voorzien dat zijn verantwoordelijkheid zich beperkt tot die delen van de opdracht die nog uitgevoerd moeten worden, met uitsluiting van de verantwoordelijkheid voor de reeds uitgevoerde delen.

Uiteraard zijn wij beschikbaar voor verdere vragen, en dit via assist@protect.be en op 02/421.17.44.