Notre intégrité en tant qu'assureur constitue une partie essentielle d'une politique saine et prudente; concentrée sur la préservation de notre réputation et de la confiance du public.
La compliance signifie agir en fonction des règles applicables. Observer les exigences juridiques ainsi que celles des autorités de contrôle, les règles professionnelles, les normes éthiques ainsi que les règles de concurrence saine sont les éléments clés de notre succès commercial et de notre bonne réputation. Ces règles externes et internes forment une partie importante de notre politique d’entreprise.
Nos activités ont été orientées vers une charte de compliance, une politique d’intégrité et un ensemble de règles internes.
Notre Cellule Compliance veille à l’application de ces directives internes et s'occupe de la culture éthique au sein de notre entreprise.
CHARTE DE COMPLIANCE
Cette charte énonce les premiers principes fondamentaux de la fonction compliance auprès de Protect. Elle a pour principaux objectifs de formaliser ses objectifs et ses missions ainsi que l'organisation de cette activité au sein de notre société.
En référence aux « best practices» internationales, elle marque l'attachement de Protect à l'application de la politique d'intégrité qui repose notamment sur le respect des exigences légales et réglementaires, domaine dans lequel la fonction compliance joue un rôle essentiel.
Cette charte définit plus particulièrement les missions de la fonction compliance. Elle rappelle l'importance d'une démarche de compliance et du rôle de la fonction compliance dans les dispositifs de contrôle et d'aide au management de Protect.
DÉFINITION DE LA COMPLIANCE
La compliance est une fonction indépendante qui veille et participe à la mise en conformité avec la réglementation des procédures internes dans le cadre de la politique d'intégrité qui couvre, entre autre, les domaines suivants :
- la déontologie professionnelle
- le gouvernement d'entreprise (corporate governance)
- le traitement et la diffusion d’informations
- la prévention du délit d'initié
- la prévention du blanchiment et de la fraude
- les transactions pour compte propre des membres du personnel
- la prévention de la manipulation de cours
- le respect de la vie privée des collaborateurs et des clients
- le régime d'incompatibilité des mandats
Missions principales de la fonction compliance
La fonction compliance évalue la conformité des codes de conduite, des instructions reprises dans la politique d’intégrité appelé également manuel de compliance, des procédures et des organisations par rapport aux règles d'intégrité des activités de Protect..
Ces règles sont celles qui découlent de la politique d'intégrité propre à Protect, celles qui sont prévues directement dans le statut légal ainsi que les autres dispositions légales et réglementaires applicables au secteur de l'assurance.
Le compliance officer fait des propositions en matière de politique d'intégrité à mener par Protect et les soumet pour approbation au comité de direction.
De même, le compliance officer agit comme conseillé auprès de la direction sur les mesures à prendre dans le cadre de la politique d'intégrité et assure le développement de la déontologie de la société.
Le compliance officer se chargera notamment de:
- définir des directives compliant et éthique pour les collaborateurs;
- définir des procédures efficaces en vue de la mise en place de la politique d'intégrité respectant les législations et les réglementations en vigueur ainsi que la prise de mesures de contrôle interne adaptées;
- l'appréciation de la pertinence des directives internes et des procédures en matière de compliance ainsi que les propositions d'adaptations si nécessaires;
- la sensibilisation et la formation permanente des employés, y compris les collaborateurs externes, qu’ils soient courtiers ou experts;
- le respect et l'accomplissement de diverses obligations de communication vis-à-vis de tiers tels que les autorités de contrôle et les autorités judiciaires,
l'examen et le suivi relatifs à des infractions aux lois et règlements et à la déontologie interne tels que les conflits d'intérêt, les opérations de membres du personnel pour leur propre compte, les cadeaux acceptés et reçus, la remise de commissions,etc. ;
- surveiller les règles existantes quant à l'entrée en relation avec certains clients, ceci visant tant les problèmes de discrimination, de respect de la vie privée que de blanchiment;
- les conseils relatifs aux aspects compliance lors du lancement de nouveaux produits ou services;
- le suivi des législations et de la réglementation s’appliquant à l’activité de Protect ainsi que leur interprétation;
- l'examen des documents internes et externes pertinents dans les domaines relatifs à la fonction compliance, notamment les rapports d'audit interne et externe, les procès-verbaux du comité de direction, les informations et les remarques des autorités de contrôle;
ORGANISATION DE LA FONCTION COMPLIANCE
La fonction compliance est exercée par un compliance officer. En fonction de sa charge de travail, celui-ci pourra mandater un ou plusieurs collaborateurs pour des missions spécifiques qui seront clairement documentées (gestion décentralisée). Ces personnes resteront sous la responsabilité du compliance officer.
Le compliance officer est rattaché à l’administrateur délégué.
Le compliance officer, ou sa cellule si la nécessité d’être plusieurs se fait sentir, dispose d'un droit d'initiative pour l'ensemble de ses tâches dans les domaines définis par cette charte. Ce droit d’initiative peut être étendu dans les domaines que définiraient le comité de direction et/ou le conseil d'administration, en conformité avec cette charte.
La Cellule Compliance a la compétence de s'entretenir avec tous les collaborateurs et de prendre connaissance de tout document, activité, fichier ou toute autre information sur Protect, y compris les audits internes et externes, les comptes rendus du comité de direction et du conseil d'administration.
L'exécution de cette compétence est exercée dans les domaines d'activité définis par cette charte.
Le compliance officer participe aux réunions du comité de direction de Protect pour les thèmes concernant le domaine de la compliance et est destinataire des procès-verbaux pour les sujets qui traitent directement ou indirectement de la compliance.
Le compliance officer dispose d'un accès direct au président du conseil d'administration, à l’auditeur interne ainsi qu’au réviseur de l’entreprise.
Pour les sujets relatifs à la compliance, il est l'interlocuteur privilégié des autorités de contrôle.
Les constatations et jugements faits dans le cadre de la fonction compliance sont librement exprimés. C'est notamment le cas, lorsque le compliance officer décide d'aviser les autorités de contrôle.
La fonction compliance fait partie du système de contrôle interne.
Elle est indépendante de la fonction d'audit mais entre dans le champ d'investigation et de contrôle de cette dernière.
Les collaborateurs de la fonction compliance
Lorsque le compliance officer décide de s’adjoindre des collaborateurs, ceux-ci forment la cellule compliance. Les capacités individuelles, l'intégrité et la discrétion de chaque collaborateur de la cellule compliance sont essentielles afin d'en assurer son bon fonctionnement.
Les compétences, la motivation et la formation permanente sont également indispensables à l’efficacité de la cellule compliance. Les compétences de chaque collaborateur sont jugées en tenant compte de la complexité et de la technicité accrue des activités.
Reporting du compliance officer
Le compliance officer informe régulièrement le président du comité de direction des principaux risques de compliance constatés, des mesures prises pour en améliorer la maîtrise et de l'avancement des travaux réalisés dans le cadre de la mission de la fonction. Au moins 1 fois par an, le compliance officer informe le comité de direction sur l'état du dispositif compliance.
Information du conseil d'administration
Dans le cadre de sa mission de surveillance, le conseil d'administration vérifie régulièrement que Protect dispose d'une fonction de compliance adaptée, indépendante et suffisamment équipée. Le conseil d’administration est informé au moins une fois par an des activités compliance.
CANAL DE SIGNALEMENT DU LANCEUR D'ALERTE
Parce que l'intégrité est importante pour PROTECT, PROTECT prévoit - outre les canaux externes prévus par le régulateur - un canal interne de signalement pour les lanceurs d'alerte. Ce canal est accessible tant aux travailleurs de PROTECT qu'aux informateurs externes afin de signaler de manière confidentielle à PROTECT les infractions relevant du champ d'application de la réglementation relative aux lanceurs d'alerte.
Pour le champ d'application matériel (infractions à la réglementation en matière de protection des consommateurs, protection des données à caractère personnel, services financiers, lutte contre la fraude fiscale et sociale, prévention du blanchiment et du financement du terrorisme... ) et le champ d'application personnel (travailleurs, collaborateurs indépendants, fournisseurs, actionnaires, anciens travailleurs, tiers…), nous renvoyons à la réglementation relative aux lanceurs d'alerte. Les personnes qui signalent une infraction de bonne foi bénéficient de la protection légale.
Un signalement peut être adressé par écrit à PROTECT via le canal de signalement interne : whistleblowing@protect.be
Le signalement doit permettre à PROTECT d’enquêter sur les faits. C’est pourquoi , les faits doivent être décrits de manière suffisamment précise et, dans la mesure du possible, documentés. PROTECT garantit la confidentialité du signalement et de son traitement, ainsi que de l'identité de l'informateur et des tiers concernés. PROTECT désigne un gestionnaire du signalement qui assure le suivi et l'examen du signalement de manière impartiale et confidentielle. Après examen par le gestionnaire du signalement, l'informateur reçoit une réponse au plus tard dans les trois mois suivant l'accusé de réception. Les données à caractère personnel que vous fournissez à PROTECT dans le cadre du signalement sont traitées conformément à la déclaration de protection des données de PROTECT.
Ce canal de signalement n'est pas destiné aux plaintes relatives aux produits d'assurance de Protect ou à ses services. La procédure de plainte peut être utilisée à cet effet. Ce canal n'est pas non plus destiné au traitement ou au signalement des réclamations personnelles des employés.
